When the first hot week or cold snap arrives, the phone rings nonstop. A little planning ahead keeps good calls from slipping away.Cuando llega la primera semana de calor o el primer frío, el teléfono no para. Un poco de planeación evita que se le escapen buenas llamadas.
Look back at last yearMire hacia atrás, al año pasado
Open last year's calendar and find the weeks that got crazy. Those are probably your busy weeks again, so mark them now. Also think about your own energy. Plan a day off after the busiest stretch, so you are not worn out when the next wave arrives.Abra el calendario del año pasado y busque las semanas que se pusieron locas. Probablemente serán sus semanas ocupadas otra vez, así que márquelas desde ahora. Piense también en su propia energía. Planee un día libre después de la semana más pesada, para no llegar agotado a la siguiente ola.
Decide who answers, and whenDecida quién contesta y cuándo
If you cannot answer during a job, plan for it. Someone should return calls within a set window, and your voicemail should say when to expect it. Tell your regular customers early that you get busy in certain seasons, and ask them to call sooner.Si no puede contestar durante un trabajo, tenga un plan. Alguien debe devolver las llamadas en un tiempo fijo, y su buzón debe decir cuándo esperar la respuesta. Avise a sus clientes de siempre desde temprano que en ciertas temporadas anda muy ocupado, y pídales que llamen con tiempo.
- Set calling-back times, like noon and 5 o'clockFije horas para devolver llamadas, como a mediodía y a las 5
- Record a clear voicemail greetingGrabe un saludo claro en el buzón
- Ask callers for name, number, and problemPida nombre, número y problema
- Tell your family who may call the shopAvise a su familia quién puede llamar al taller
Prepare short answersPrepare respuestas cortas
Write down what you say to the most common questions: your hours, your area, how fast you can come out. Short, steady answers save you energy when you are tired. Keep a short list of questions to ask every caller. The same list helps you sort which calls need you first.Anote lo que contesta a las preguntas más comunes: su horario, su zona, qué tan pronto puede ir. Respuestas cortas y firmes le ahorran energía cuando está cansado. Tenga una lista corta de preguntas para cada llamada. Esa misma lista le ayuda a ver cuáles llamadas lo necesitan primero.
Example: Thanks for calling. We are busy on jobs right now. Leave your name, number, and what is going on, and we will call you back by noon. An AI receptionist like Siempre Contesta can answer during the rush, in English or Spanish, and collect each caller's name, number, and problem so you can return calls in an order that makes sense.Ejemplo: Gracias por llamar. Ahorita estamos en trabajos. Deje su nombre, número y qué está pasando, y le devolvemos la llamada antes del mediodía. Una recepcionista de inteligencia artificial como Siempre Contesta puede contestar durante la temporada pesada, en inglés o en español, y juntar el nombre, el número y el problema de cada cliente para que usted devuelva las llamadas en el orden que tenga sentido.
Want to hear it work on your phone?¿Quiere oírlo funcionar en su teléfono?
We can call your shop with a sample customer call so you can watch the text arrive. 15 minutes, no obligation.Podemos llamar a su taller con una llamada de ejemplo para que vea llegar el mensaje. 15 minutos, sin compromiso.
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